Akış Diyagramı Nedir?

Bir süreci iyileştirmek istiyorsanız, önce onu anlamanız gerekir. Bir süreci anlamak istiyorsanız, onu görselleştirmeniz gerekir. İşte akış diyagramı tam da bu ihtiyaca yanıt veren, iş dünyasının en yaygın ve en güçlü araçlarından biridir.

Akış diyagramı (flowchart), bir sürecin başlangıçtan bitişe kadar geçirdiği adımları, karar noktalarını ve akış yönünü standart sembollerle gösteren görsel bir temsil aracıdır. Türkçede "akış şeması" olarak da adlandırılır.

W. Edwards Deming'in ünlü sözü bu konuyu en iyi şekilde özetler:

"Yaptığınız işi bir süreç olarak tanımlayamıyorsanız, ne yaptığınızı bilmiyorsunuz demektir."

Akış diyagramı, kalite yönetiminin 7 temel aracından biri olarak kabul edilir. Pareto analizi, neden-sonuç diyagramı ve kontrol çizelgeleri gibi araçlarla birlikte kalite kontrol çalışmalarının vazgeçilmez bir parçasıdır.

Hangi sektörde olursanız olun -- üretim, sağlık, finans, yazılım, lojistik veya hizmet -- akış diyagramı her yerde kullanılır. Çünkü her işin altında bir süreç vardır ve bu süreci görünür kılmak, onu anlamanın ilk adımıdır.

Akış Diyagramı Sembolleri

Akış diyagramının gücü, standart semboller kullanmasından gelir. Bu semboller sayesinde diyagramı oluşturan kişi ile okuyan kişi aynı dili konuşur. Farklı departmanlardan, hatta farklı firmalardan insanlar bir akış diyagramına baktığında aynı şeyi anlar.

Aşağıda en sık kullanılan semboller ve anlamları yer almaktadır:

Oval (Terminator) -- Başlangıç ve Bitiş

Oval şekil, sürecin nerede başladığını ve nerede sona erdiğini gösterir. Her akış diyagramında en az iki oval bulunur: biri "Başla", diğeri "Bitir" için. Sürecin kapsamını net olarak tanımlamanın ilk adımı bu iki noktayı belirlemektir.

Dikdörtgen (Process) -- İşlem Adımı

Dikdörtgen, süreçteki bir işlem veya aktiviteyi temsil eder. "Formu doldur", "Malzemeyi kes", "Raporu hazırla" gibi yapılan işler dikdörtgen içine yazılır. Akış diyagramlarında en sık karşılaşacağınız sembol budur.

Eşkenar Dörtgen (Decision) -- Karar Noktası

Eşkenar dörtgen, bir karar noktasını ifade eder. Burada süreç iki veya daha fazla yola ayrılır. Genellikle "Evet/Hayır" veya "Uygun/Uygun Değil" şeklinde bir soru sorulur ve cevaba göre farklı yollara gidilir. Kalite kontrol süreçlerinde "Ürün spesifikasyona uygun mu?" gibi sorular bu sembolle gösterilir.

Parallelogram (Input/Output) -- Veri Giriş ve Çıkışı

Parallelogram (paralelkenar), sürece giren veya süreçten çıkan verileri temsil eder. Bir formun doldurulması, bir raporun yazdırılması, bir sistemden veri çekilmesi gibi bilgi giriş-çıkış noktaları bu sembolle gösterilir.

Ok (Arrow) -- Akış Yönü

Oklar, sürecin hangi yönde ilerlediğini gösterir. Bir adımdan diğerine geçişi ifade eder. Akış diyagramının "okuma haritası" oklardır; onlar olmazsa adımlar arasındaki ilişki anlaşılamaz.

Belge Sembolü -- Doküman Oluşturma

Alt kenarı dalgalı dikdörtgen şekli, bir dokümanın oluşturulduğu veya kullanıldığı adımı gösterir. "Kalite raporu hazırla", "Sevk irsaliyesi oluştur" gibi belge çıktıları bu sembolle ifade edilir.

Veritabanı Sembolü -- Veri Depolama

Silindir şeklinde gösterilen bu sembol, verilerin bir veritabanında veya sistemde saklandığı adımları temsil eder. ERP sistemine veri girişi, arşivleme veya kayıt tutma işlemleri için kullanılır.

Uygulamada dikkat edilecek nokta: Sembol kullanımında tutarlı olmak çok önemlidir. Diyagramın tamamında aynı sembol aynı anlama gelmelidir. Bu tutarlılık, diyagramın okunabilirliğini doğrudan etkiler.

Akış Diyagramı Türleri

Her süreç aynı detay seviyesinde gösterilmez. İhtiyaca göre farklı akış diyagramı türleri tercih edilir:

Temel Akış Diyagramı

En basit ve en yaygın kullanılan türdür. Sürecin başından sonuna kadar adımları sırasıyla, tek bir hat üzerinde gösterir. Küçük ve orta karmaşıklıktaki süreçler için idealdir. Bir onay sürecini, bir sipariş alma sürecini veya bir bakım prosedürünü bu şekilde gösterebilirsiniz.

Fonksiyonel (Swimlane) Akış Diyagramı

Bu tür, süreç adımlarını sorumluluk alanlarına göre "yüzme kulvarları" (swimlane) şeklinde böler. Her kulvar bir departmanı, kişiyi veya rolü temsil eder. Örneğin bir satın alma sürecinde talep eden birim, satın alma departmanı, onay makamı ve muhasebe ayrı kulvarlarda gösterilir.

Swimlane diyagramları, sorumlulukların belirsiz olduğu veya departmanlar arası el değiştirmelerin sorun yarattığı süreçlerde son derece faydalıdır.

Detaylı Akış Diyagramı

Sürecin her alt adımını, kontrol noktasını ve olası dallanmayı gösteren kapsamlı versiyondur. FMEA çalışmaları veya PPAP kapsamında hazırlanan proses akış diyagramları genellikle bu detay seviyesindedir. Her bir adımda ne yapılacağı, kimin yapacağı ve hangi dokümanların kullanılacağı belirtilir.

Ust Duzey (Makro) Akış Diyagramı

5-10 adımlık bir genel bakış sunar. Detaylara inmeden sürecin büyük resmini gösterir. Yönetim sunumlarında, yeni çalışanlara süreç tanıtımında ve proje kapsamı belirlemede tercih edilir.

SIPOC diyagramı ile yakından ilişkilidir. SIPOC, sürecin tedarikçilerini, girdilerini, ana adımlarını, çıktılarını ve müşterilerini tek bir tabloda özetler ve makro akış diyagramı ile birlikte kullanıldığında sürecin tam bir panoramik görüntüsünü sağlar.

Deployment Flowchart (Dağıtım Akış Diyagramı)

Cross-functional (çapraz fonksiyonlu) bir yapıda, hangi departmanın hangi adımı gerçekleştirdiğini ve bu adımlar arasındaki bağımlılıkları gösteren türdür. Swimlane diyagramına benzer ancak departmanlar arası etkileşimlere ve zamanlama sırasına daha fazla vurgu yapar.

Akış Diyagramı Nasıl Çizilir? (Adım Adım)

İlk akış diyagramınızı çizmek göründüğü kadar zor değildir. Aşağıdaki adımları izlerseniz sağlam ve kullanışlı bir diyagram oluşturabilirsiniz.

Adım 1: Sürecin Kapsamını Belirleyin

Her şeyden önce, diyagramınızın nerede başlayıp nerede biteceğini netleştirin. "Müşteri siparişi alındığında" mı başlıyor, yoksa "üretim emri verildiğinde" mi? Bunu belirlemeden çizime başlamak, sonradan kafa karışıklığına neden olur.

Kapsamı daraltmak her zaman iyidir. Tüm şirket sürecini tek bir diyagramda göstermeye çalışmak yerine, belirli bir alt sürece odaklanın.

Adım 2: Süreci Bilen Kişileri Bir Araya Getirin

Akış diyagramı masa başında tek kişi tarafından çizilmemelidir. Süreci fiilen uygulayan operatörler, teknisyenler ve uzmanlar mutlaka dahil edilmelidir. Çünkü yazılı prosedürde yazan ile sahada gerçekten yapılan genellikle farklıdır. Gerçek süreç, sahada çalışanların bilgisindedir.

Adım 3: Adımları Sırasıyla Listeleyin

Sürecin başlangıcından itibaren her adımı sırasıyla not edin. Bu aşamada sembol kullanmaya henüz gerek yoktur. Post-it kağıtları veya beyaz tahta üzerinde adımları listelemek iyi bir başlangıçtır.

Her adımı bir fiil ile başlayarak yazın: "Kontrol et", "Onayla", "Gönder", "Kaydet". Bu, adımların net ve anlaşılır olmasını sağlar.

Adım 4: Karar Noktalarını Belirleyin

Hangi adımlarda bir karar verildiğini tespit edin. "Ürün spesifikasyona uygun mu?", "Onay verildi mi?", "Stok yeterli mi?" gibi evet/hayır soruları karar noktalarını oluşturur. Her karar noktasından en az iki yol çıkar.

Adım 5: Standart Sembolleri Kullanarak Çizin

Artık listelediğiniz adımları standart semboller ile diyagram haline getirme zamanı. İster kağıt üzerinde, ister dijital araçlarla (Visio, Lucidchart, draw.io) çizin. Önemli olan tutarlı sembol kullanımı ve okunabilir bir düzendir.

Adım 6: Süreci Dogrulayin (Walk Through)

Diyagramı tamamladıktan sonra, süreci bilen kişilerle birlikte baştan sona yürüyün. Her adımı sesli okuyarak "Bu adımdan sonra gerçekten buraya mı gidiyoruz?" diye sorun. Bu doğrulama aşaması, atlanan adımları ve yanlış bağlantıları ortaya çıkarır.

Mümkünse diyagramı sahada, gerçek sürecin yanında doğrulayın. "Gemba walk" yaparak diyagramın gerçeği yansıttığından emin olun.

Adım 7: Iyileştirme Fırsatlarını İşaretleyin

Doğrulanmış diyagram üzerinde darboğazları, gereksiz adımları, tekrarlayan döngüleri ve bekleme noktalarını işaretleyin. Bu noktalar, süreç iyileştirme projelerinin başlangıç noktalarıdır.

Mevcut durumu gösteren diyagrama "As-Is" (olduğu gibi) denir. İyileştirmeler planlandıktan sonra hedef durumu gösteren "To-Be" (olması gereken) diyagramı çizilir.

Kalite Yonetiminde Akış Diyagramı Kullanımı

Akış diyagramı, kalite yönetim sistemlerinin birçok alanında merkezi bir rol oynar.

ISO 9001 Proses Yaklaşımı

ISO 9001 kalite yönetim sistemi standardı, proses yaklaşımını temel alır. Kuruluşların süreçlerini tanımlaması, etkileşimlerini belirlemesi ve yönetmesi gerekir. Akış diyagramı, bu süreçlerin tanımlanması ve dokümante edilmesinde en yaygın kullanılan araçtır. Denetçiler de denetim sırasında süreçlerin nasıl işlediğini anlamak için genellikle akış diyagramlarını inceler.

FMEA Oncesi Surec Haritalama

FMEA (Hata Türü ve Etkileri Analizi) çalışması yapmadan önce, sürecin akış diyagramı ile haritalanması gerekir. Özellikle PFMEA (Proses FMEA) için proses akış diyagramı bir ön koşuldur. Sürecin her adımı belirlenmeden, o adımlarda oluşabilecek hata türlerini analiz etmek mümkün değildir.

Otomotiv sektöründe PPAP (Production Part Approval Process) kapsamında proses akış diyagramı sunulması zorunlu dokümantasyon gereksinimlerinden biridir.

8D Problem Cozme

8D raporu ile problem çözerken, mevcut sürecin anlaşılması kritik önem taşır. D4 (Kök Neden Analizi) aşamasında akış diyagramı kullanılarak sürecin hangi noktasında problemin oluştuğu tespit edilir. Ayrıca D7 (Tekrarın Önlenmesi) aşamasında iyileştirilmiş sürecin yeni akış diyagramı çizilir.

Six Sigma DMAIC

Six Sigma'nın DMAIC (Define-Measure-Analyze-Improve-Control) döngüsünde akış diyagramı birden fazla aşamada kullanılır:

Define: Sürecin kapsamını ve sınırlarını belirlemek
Measure: Mevcut sürecin adımlarını ve ölçüm noktalarını tanımlamak
Analyze: Darboğazları ve israf noktalarını tespit etmek
Improve: İyileştirilmiş sürecin yeni akışını tasarlamak

Six Sigma projelerinde akış diyagramı, ekibin ortak bir anlayış oluşturmasının en hızlı yoludur.

Daha Ileri Surec Haritalama

Akış diyagramı basit ve güçlü bir araç olmakla birlikte, bazı durumlarda daha ileri seviye teknikler gerekir. Özellikle üretim süreçlerinde zaman, stok ve bilgi akışının birlikte analiz edilmesi gereken durumlarda Değer Akış Haritalama (VSM) devreye girer.

Size Uygun Eğitimi Bulun

Bireysel mi yoksa kurumsal mı eğitim arıyorsunuz?

Akış Diyagramı vs Deger Akış Haritalama (VSM)

Bu iki araç sıkça karıştırılır. Birbirinin alternatifi değil, birbirini tamamlayan araçlardır. Ancak aralarında önemli farklar vardır:

Ozellik	Akış Diyagramı	VSM
Gosterdiği	Adım sırası ve karar noktaları	Adım sırası + zaman + stok + bilgi akışı
Odak	Sürecin mantıksal akışı	Değer katma oranı ve israflar
Kullanım Alanı	Her sektör, her süreç tipi	Daha çok üretim ve yalın dönüşüm
Detay	Karar dallanmaları, döngüler	Çevrim süresi, değişim süresi, stok seviyeleri
Zorluk	Kolay öğrenilir, hızlı çizilir	Eğitim ve deneyim gerektirir
Cıktı	Sürecin görsel temsili	Mevcut durum + gelecek durum haritası

Ne zaman akış diyagramı kullanmalı?

Bir süreci ilk kez dokümante ediyorsanız
Karar noktaları ve dallanmalar önemliyse
Farklı birimlerin rollerini göstermek istiyorsanız
Hızlı ve anlaşılır bir görselleştirme yeterliyse

Ne zaman VSM kullanmalı?

Süreçteki zaman kayıplarını ve stok birikimlerini analiz etmek istiyorsanız
Yalın dönüşüm projesine başlıyorsanız
Lead time ve katma değer oranını hesaplamanız gerekiyorsa

Birçok organizasyon önce akış diyagramı ile sürecin genel yapısını ortaya koyar, ardından kritik süreçler için VSM çalışması yapar. Bu iki aracı bir arada kullanmak, süreç iyileştirme projelerinde en etkili sonuçları verir.

Etkili Akış Diyagramı Icin Ipuclari

Yıllar içinde birçok kuruluşta akış diyagramı çalışmalarından elde edilen deneyimler, bazı temel ilkelere işaret eder:

Okunabilirliği On Planda Tutun

Herşeyi tek bir diyagramda göstermeye çalışmayın. Bir diyagramın amacı, süreci anlaşılır kılmaktır. Eğer diyagramınız bir A3 kağıda sığmıyorsa, süreci alt süreçlere ayırın ve her biri için ayrı diyagram çizin.

Tutarlı Sembol Kullanın

Diyagram boyunca aynı semboller aynı anlama gelmelidir. Dikdörtgen bir yerde işlem adımı, başka yerde belge anlamına gelmemelidir. Kuruluşunuzda bir sembol standardı oluşturun ve herkesin bunu kullanmasını sağlayın.

Akış Yonunu Standart Tutun

Akış yukarıdan aşağıya veya soldan sağa doğru ilerlemelidir. Bu, okuyucunun doğal okuma yönüne uyar ve diyagramın takip edilmesini kolaylaştırır. Geriye dönüşler (döngüler) varsa, bunları net şekilde işaretleyin.

Her Adım Icin Sorumlu Belirleyin

Özellikle swimlane diyagramlarında her adımın kimin sorumluluğunda olduğu açıkça görülmelidir. Sorumluluk belirsizliği, süreç hatalarının en yaygın nedenlerinden biridir.

Sahada Calışanlarla Dogrulayin

Diyagramınızı mutlaka süreci fiilen gerçekleştiren kişilerle birlikte gözden geçirin. Yöneticilerin bildiği süreç ile sahada uygulanan süreç farklı olabilir. Gerçeği yansıtmayan bir diyagramın hiçbir değeri yoktur.

Oncelikle Mevcut Durumu Dokumante Edin

Süreci iyileştirmeye başlamadan önce mevcut durumu (as-is) tam ve doğru şekilde kaydedin. Birçok ekip, "nasıl olması gerektiğini" çizmeye başlar ve mevcut sorunları atlar. Önce gerçeği görün, sonra ideali tasarlayın.

Akış Diyagramı Araclari

Akış diyagramı çizmek için kağıt-kalem yeterli olsa da, dijital araçlar düzenleme, paylaşım ve güncelleme kolaylığı sağlar:

Arac	Ozellik
Microsoft Visio	Endüstri standardı, kapsamlı sembol kütüphanesi
Lucidchart	Bulut tabanlı, ekip iş birliği
draw.io (diagrams.net)	Ücretsiz, açık kaynak
Miro	Online whiteboard, atölye çalışmaları için ideal
PowerPoint	Temel diyagramlar için hızlı çözüm

Araç seçiminden bağımsız olarak, önemli olan diyagramın doğru, anlaşılır ve güncel olmasıdır.

Ilgili Konular

Akış diyagramı, kalite yönetimi ve süreç iyileştirme ekosisteminin önemli bir parçasıdır. Aşağıdaki konularla birlikte değerlendirildiğinde çok daha güçlü sonuçlar verir:

Sık Sorulan Sorular

Evet, her iki terim de aynı aracı ifade eder. "Akış diyagramı" daha teknik bir kullanımdır, "akış şeması" ise günlük dilde daha yaygındır. İngilizcede "flowchart" olarak bilinen bu araç, Türkçede her iki isimle de kullanılmaktadır.

Hayır. Özellikle atölye çalışmalarında ve ilk taslaklarda kağıt, beyaz tahta veya post-it kağıtları gayet etkilidir. Dijital araçlar daha çok diyagramın kalıcı hale getirilmesi, paylaşılması ve güncellenmesi aşamasında tercih edilir.

Kesin bir kural yoktur, ancak okunabilirlik açısından tek bir diyagramda 15-20 adımı aşmamak önerilir. Daha karmaşık süreçler için süreci alt süreçlere ayırarak ayrı diyagramlar oluşturmak en iyi yaklaşımdır.

Genel anlamda aynı kavramı ifade ederler. Ancak "iş akışı" terimi bazen daha spesifik olarak dijital sistemlerdeki otomasyon akışlarını (onay iş akışları, e-posta bildirimleri gibi) ifade etmek için kullanılır. Akış diyagramı ise daha genel bir kavramdır.