Yönetim Gözden Geçirmesi (YGG) Nedir? ISO 9001 Madde 9.3 Rehberi

Yönetim gözden geçirmesi (YGG), üst yönetimin belirli aralıklarla kalite yönetim sisteminin (KYS) uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini değerlendirdiği stratejik bir toplantı sürecidir. ISO 9001:2015 standardının Madde 9.3'te tanımlanan bu gereksinim, yönetim sisteminin kuruluş stratejisi ile uyumlu kalmasını ve sürekli iyileştirme döngüsünün işlemesini güvence altına alır.

YGG, yalnızca bir denetim toplantısı veya rutin bir rapor sunumu değildir. Üst yönetimin kalite yönetim sistemi hakkında stratejik kararlar aldığı, kaynak tahsisi yaptığı ve iyileştirme yönlerini belirlediği en üst düzey değerlendirme mekanizmasıdır. ISO 9001 sertifikasyonuna sahip her kuruluş, bu süreci etkin biçimde yürütmek zorundadır.

Bu rehberde, YGG'nin tanımını, ISO 9001 Madde 9.3 gereksinimlerini, girdi ve çıktı listelerini, toplantı gündemi şablonlarını, entegre yönetim sistemlerindeki uygulamasını ve yaygın hataları detaylı olarak ele alacağız.

Yönetim Gözden Geçirmesinin Amacı ve Önemi

YGG'nin temel amacı, üst yönetimin kalite yönetim sistemi üzerinde bilgilendirilmiş ve kanıta dayalı kararlar almasını sağlamaktır. Bu sürecin birkaç kritik işlevi vardır:

Stratejik uyum: KYS'nin kuruluşun stratejik yönelimi ile uyumlu olduğunun doğrulanması
Performans değerlendirmesi: Kalite hedeflerine ulaşma düzeyinin ölçülmesi
Kaynak yeterliliği: Mevcut kaynakların yeterli olup olmadığının belirlenmesi
İyileştirme fırsatları: Sistemik iyileştirme alanlarının tespit edilmesi
Risk değerlendirmesi: Mevcut ve potansiyel risklerin yönetim tarafından gözden geçirilmesi
Uygunluk güvencesi: Standart gereksinimlerine ve yasal yükümlülüklere uyumun teyidi

YGG, ürün veya hizmet kalitesinden çok sistemin kendisinin kalitesini sorgulayan bir mekanizmadır. Bu yönüyle operasyonel toplantılardan temelden ayrılır.

ISO 9001:2015 Madde 9.3 Gereksinimleri

ISO 9001:2015 standardı, yönetim gözden geçirmesini üç alt maddede ele alır. Her birinin kendine özgü gereksinimleri vardır.

9.3.1 Genel

Üst yönetim, kalite yönetim sistemini planlanmış aralıklarla gözden geçirmelidir. Bu gözden geçirme, KYS'nin sürekli uygunluğunu, yeterliliğini, etkinliğini ve kuruluşun stratejik yönelimi ile uyumunu değerlendirmelidir.

Bu madde üç temel kavram üzerinde durur:

Uygunluk (Suitability): KYS, kuruluşun bağlamına ve ihtiyaçlarına uygun mu?
Yeterlilik (Adequacy): KYS, tüm gerekli süreçleri ve kontrolleri kapsıyor mu?
Etkinlik (Effectiveness): KYS, planlanan sonuçları üretebiliyor mu?

9.3.2 Yönetim Gözden Geçirmesi Girdileri

ISO 9001:2015, YGG toplantısına sunulması gereken bilgileri açıkça tanımlar. Bu girdiler, karar verme sürecinin veri tabanını oluşturur.

9.3.3 Yönetim Gözden Geçirmesi Çıktıları

Standart, YGG sonucunda alınması gereken karar türlerini de belirtir. Çıktılar, somut eylem planlarına dönüştürülmelidir.

YGG Girdileri: Detaylı Liste ve Açıklamalar

ISO 9001:2015 Madde 9.3.2'de tanımlanan girdiler, aşağıdaki tabloda detaylı olarak açıklanmıştır. Her girdinin ne anlama geldiği, hangi verilerle desteklenmesi gerektiği ve sorumlu birimi yer almaktadır.

Girdi Kalemi	Açıklama	Veri Kaynakları	Sorumlu
Önceki YGG kararlarının durumu	Bir önceki toplantıda alınan kararların takibi ve tamamlanma yüzdesi	YGG karar takip tablosu, aksiyon listesi	Kalite Yönetim Temsilcisi
Dış ve iç konulardaki değişiklikler	Kuruluşun bağlamını etkileyen yasal, ekonomik, teknolojik veya rekabet ortamındaki değişimler	PESTLE analizi, SWOT analizi, pazar raporları	Üst Yönetim
Müşteri memnuniyeti ve geri bildirimler	Müşteri anket sonuçları, şikâyet verileri, iade oranları, NPS skorları	Müşteri memnuniyet anketleri, şikâyet kayıtları, CRM verileri	Pazarlama / Kalite
Kalite hedeflerinin gerçekleşme durumu	Belirlenmiş kalite hedeflerine ulaşma yüzdeleri ve trend analizi	KPI panoları, hedef izleme tabloları	İlgili Departman Yöneticileri
Süreç performansı ve ürün/hizmet uygunluğu	Süreç verimliliği, hurda/fire oranları, zamanında teslimat, ürün uygunsuzluk oranları	SPC verileri, proses raporları, kalite kontrol kayıtları	Üretim / Operasyon
Uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler	Açılan uygunsuzluk raporları, kök neden analizleri, düzeltici faaliyet etkinliği	DİF kayıtları, 8D raporları, uygunsuzluk veritabanı	Kalite
İzleme ve ölçme sonuçları	Proses izleme verileri, kalibrasyon sonuçları, muayene ve test sonuçları	Ölçüm cihaz kayıtları, laboratuvar raporları	Kalite Kontrol
İç tetkik sonuçları	Tetkik bulguları, uygunsuzluk sayıları, tekrarlayan bulgular, tetkik programı tamamlanma oranı	Tetkik raporları, bulgu takip tablosu	Tetkik Program Yöneticisi
Dış tedarikçi performansı	Tedarikçi değerlendirme puanları, girdi kalite oranları, teslimat performansı	Tedarikçi skorkartları, GKK (Giriş Kalite Kontrol) verileri	Satın Alma / Kalite
Risk ve fırsatların değerlendirmesi	Risk kayıtlarının güncellenmesi, risk azaltma faaliyetlerinin etkinliği, yeni risk ve fırsatlar	Risk matrisi, risk kayıt defteri	Risk Yönetim Ekibi
İyileştirme fırsatları	Öneri sistemleri, Kaizen faaliyetleri, benchmarking sonuçları	Öneri formları, Kaizen raporları, sektör kıyaslamaları	Tüm Departmanlar
Kaynak yeterliliği	İnsan kaynakları, altyapı, çalışma ortamı ve bilgi kaynaklarının yeterliliği	Yetkinlik matrisleri, eğitim kayıtları, bakım planları	İK / Teknik

YGG Çıktıları: Karar ve Aksiyon Türleri

YGG toplantısının çıktıları, somut ve takip edilebilir olmalıdır. ISO 9001:2015 Madde 9.3.3, şu üç temel çıktı kategorisini tanımlar:

Çıktı Kategorisi	Alt Başlıklar	Örnek Kararlar	Sorumluluk
İyileştirme kararları	Süreç iyileştirmeleri, ürün/hizmet iyileştirmeleri, sistem iyileştirmeleri	"Müşteri şikâyet yanıt süresi 48 saatten 24 saate düşürülecek", "Yeni öneri ödüllendirme sistemi kurulacak"	İlgili Departman Müdürü
KYS değişiklikleri	Politika değişiklikleri, prosedür revizyonları, süreç yeniden tasarımı, kapsam değişiklikleri	"Kalite politikası güncellenerek sürdürülebilirlik vurgusu eklenecek", "Yeni ürün hattı KYS kapsamına alınacak"	Kalite Yönetim Temsilcisi
Kaynak ihtiyaçları	Personel ihtiyacı, eğitim ihtiyacı, ekipman/altyapı yatırımı, yazılım ihtiyacı	"2 yeni kalite mühendisi istihdam edilecek", "Doküman yönetim yazılımı satın alınacak", "Tüm iç tetkikçilere yenileme eğitimi verilecek"	Üst Yönetim / İK

Her çıktı için şu bilgiler dokümante edilmelidir:

Karar açıklaması: Ne yapılacağı net ve ölçülebilir şekilde ifade edilmeli
Sorumlu kişi: Aksiyonun sahibi belirlenmeli
Hedef tarihi: Tamamlanma süresi tayin edilmeli
Kaynak gereksinimi: Gerekli bütçe, personel ve ekipman tanımlanmalı
Başarı kriteri: Aksiyonun başarılı sayılma koşulları belirlenmeli

YGG Toplantı Sıklığı: Ne Kadar Sürede Yapılmalı?

ISO 9001:2015, YGG'nin "planlanmış aralıklar" ile yapılmasını şart koşar ancak belirli bir frekans dayatmaz. Kuruluş, kendi bağlamına ve ihtiyaçlarına göre sıklık belirleyebilir.

Uygulamada en yaygın tercihler:

Yılda bir kez: Küçük ölçekli, stabil süreçlere sahip kuruluşlar için minimum frekans
Yılda iki kez (6 ayda bir): En yaygın tercih; yıl ortası ve yıl sonu değerlendirmesi
Üç ayda bir (çeyreklik): Büyük ölçekli, dinamik sektörlerde faaliyet gösteren kuruluşlar için
Aylık: Yeni kurulan KYS'ler veya ciddi iyileştirme ihtiyacı olan kuruluşlar için (nadiren)

Önemli: Belgelendirme denetimlerinde denetçiler, YGG'nin yapılıp yapılmadığına ve çıktıların takip edilip edilmediğine özellikle dikkat eder. Yılda en az bir YGG toplantısı, Belgelendirme için neredeyse zorunlu kabul edilir.

Sıklık belirlerken göz önünde bulundurulması gereken faktörler:

Kuruluşun büyüklüğü ve karmaşıklığı
Sektördeki değişim hızı
Önceki YGG sonuçlarındaki iyileştirme gereksinimleri
Dış tetkik/belgelendirme takvimi
Mevzuat değişiklikleri

YGG ile İç Tetkik Arasındaki Farklar

YGG ve iç tetkik, birbirini tamamlayan ancak temelden farklı iki mekanizmadır. İkisi arasındaki farkları anlamak, her iki sürecin doğru uygulanması için kritiktir.

Kriter	Yönetim Gözden Geçirmesi (YGG)	İç Tetkik
Amacı	Sistemin stratejik değerlendirmesi	Uygunluk ve etkinlik doğrulaması
Kim yapar?	Üst yönetim liderliğinde	Eğitimli iç tetkikçiler
Odak noktası	Büyük resim, stratejik yönelim	Süreç detayları, standart uyumu
Çıktısı	Stratejik kararlar, kaynak tahsisi	Bulgu ve uygunsuzluk raporları
Sıklığı	Planlanan aralıklar (genellikle 6-12 ay)	Yıllık tetkik programına göre
Veri kaynağı	Toplu performans verileri, trendler	Yerinde gözlem, görüşmeler, kayıt inceleme
ISO 9001 maddesi	Madde 9.3	Madde 9.2
Yaklaşım	Değerlendirici ve karar verici	Araştırıcı ve doğrulayıcı
Katılımcılar	Üst yönetim, departman yöneticileri	Tetkikçi ekibi ve tetkik edilen birim

İç tetkik sonuçları, YGG'nin en önemli girdilerinden birini oluşturur. Tetkiklerde tespit edilen sistematik bulgular, YGG'de stratejik karar alınması gereken konulara dönüşür.

YGG Toplantısına Kimler Katılmalı?

YGG toplantısının etkinliği, doğru katılımcı kompozisyonuna bağlıdır. ISO 9001, "üst yönetim" vurgusunu özellikle yapar.

Zorunlu Katılımcılar

Genel Müdür / CEO: Toplantının başkanlığı ve stratejik karar otoritesi
Kalite Yönetim Temsilcisi (KYT): Toplantının hazırlığı, sunumu ve koordinasyonu
Departman Yöneticileri: Üretim, satın alma, İK, pazarlama, AR-GE müdürlerinin her biri kendi alanına ait verileri sunmalı

İhtiyaca Göre Davet Edilen Katılımcılar

Dış tedarikçi temsilcileri (özel konularda)
Hukuk danışmanı (mevzuat değişiklikleri için)
Bilgi teknolojileri yöneticisi (dijitalleşme ve veri güvenliği konularında)
Proje yöneticileri (büyük projeler gündemdeyse)

Kritik kural: YGG, kalite müdürü veya yönetim temsilcisinin tek başına yaptığı bir sunum olmamalıdır. Üst yönetimin aktif katılımı ve karar alması zorunludur. Belgelendirme denetimlerinde bu husus özellikle sorgulanır.

Size Uygun Eğitimi Bulun

Bireysel mi yoksa kurumsal mı eğitim arıyorsunuz?

YGG Toplantı Gündemi Şablonu

Etkili bir YGG toplantısı için yapılandırılmış bir gündem şarttır. Aşağıdaki şablon, ISO 9001 gereksinimlerini karşılayacak şekilde hazırlanmıştır:

1. Açılış ve Katılımcı Tespiti (5 dk)

Toplantı açılışı, katılımcı listesi, gündem onaylanması

2. Önceki YGG Kararlarının Takibi (15 dk)

Bir önceki toplantı aksiyonlarının durumu
Tamamlanan ve tamamlanamayan aksiyonların değerlendirilmesi
Geciken aksiyonlar için yeni hedef tarihi belirleme

3. Dış ve İç Bağlamdaki Değişiklikler (10 dk)

Mevzuat değişiklikleri
Pazar ve rekabet durumu
Organizasyonel değişiklikler

4. Kalite Hedefleri Performans Raporu (15 dk)

Hedef bazında gerçekleşme oranları
Trend analizleri (önceki dönemlerle karşılaştırma)
Hedefe ulaşılamayan alanların kök neden değerlendirmesi

5. Süreç Performansı ve Ürün/Hizmet Uygunluğu (15 dk)

Süreç KPI'ları
Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet özeti
Müşteri iadeleri ve garantili işlemler

6. Müşteri Memnuniyeti ve Geri Bildirimler (10 dk)

Anket sonuçları
Şikâyet analizi
Müşteri ziyaret raporları

7. İç ve Dış Tetkik Sonuçları (10 dk)

Tetkik bulgu özeti
Tekrarlayan bulgular ve sistematik sorunlar
Tetkik programı tamamlanma oranı

8. Tedarikçi Performansı (10 dk)

Tedarikçi değerlendirme sonuçları
Kritik tedarikçi sorunları
Onaylanan/çıkarılan tedarikçiler

9. Risk ve Fırsatların Gözden Geçirilmesi (10 dk)

Risk kayıt defteri güncelleme
Yeni tanımlanmış riskler ve fırsatlar
Risk azaltma faaliyetlerinin etkinliği

10. Kaynak İhtiyaçlarının Değerlendirilmesi (10 dk)

Personel yeterliliği ve eğitim ihtiyacı
Altyapı ve ekipman durumu
Bütçe değerlendirmesi

11. İyileştirme Fırsatları ve Kararlar (15 dk)

Açık tartışma ve öneriler
Alınan kararların özetlenmesi
Sorumluların ve hedef tarihlerinin belirlenmesi

12. Kapanış (5 dk)

Sonraki YGG tarihi
Toplantı değerlendirmesi

Etkili YGG Sunumu Nasıl Hazırlanır?

YGG sunumunun kalitesi, alınan kararların kalitesini doğrudan etkiler. Aşağıdaki ilkelere dikkat ederek etkili bir sunum hazırlanabilir.

Veri Görselleştirme

Trendler: Tüm KPI'ları tek dönem değil, en az son 3-4 dönemin karşılaştırması ile sunun
Grafikler: Tablo yerine grafik kullanmayı tercih edin; trend grafikleri, pasta grafikleri ve Pareto diyagramları üst yönetim için daha anlaşılırdır
Renk kodlaması: Yeşil (hedefte), sarı (hedefin altında ama kritik değil), kırmızı (kritik sapma) şeklinde renk kodlaması kullanın
Özetler: Her bölümün başında 2-3 cümlelik yönetici özeti bulundurun

Sunum Yapısı

Her bir girdi kalemi için durum, analiz ve öneri formatını kullanın
Yalnızca verileri sunmakla kalmayın; ne anlama geldiği ve ne yapılması gerektiği konusunda yorum ekleyin
Önceki dönem kararlarıyla bağlantı kurun
Somut ve ölçülebilir öneriler sunun

KPI Panosu ve Dashboard Kullanımı

Etkili YGG sunumları için bir KPI panosu (dashboard) oluşturmak büyük kolaylık sağlar. Dashboard'da yer alması gereken temel göstergeler:

Müşteri memnuniyet skoru ve trendi
Uygunsuzluk sayısı (iç ve dış)
Düzeltici faaliyet kapatma oranı ve ortalama kapatma süresi
Zamanında teslimat oranı
Süreç verimlilik göstergeleri (OEE, First Pass Yield vb.)
Tedarikçi kalite endeksi
Eğitim tamamlanma oranı
İç tetkik bulgu trendi
Risk seviyesi dağılımı
Kalite maliyetleri (önleme, değerlendirme, iç başarısızlık, dış başarısızlık)

Dashboard, tercihen dijital bir ortamda (BI aracı, Excel dashboard veya kalite yazılımı) canlı olarak güncel tutulmalı ve YGG öncesinde otomatik olarak raporlanmalıdır.

Entegre Yönetim Sistemlerinde YGG (ISO 9001 + 14001 + 45001)

Birden fazla yönetim sistemi standardı uygulayan kuruluşlar, tek bir entegre yönetim gözden geçirmesi toplantısı düzenleyerek verimlilik sağlayabilir. Her standardın kendine özgü girdi gereksinimleri olsa da ortak payda büyüktür.

YGG Girdi Kalemi	ISO 9001 (Kalite)	ISO 14001 (Çevre)	ISO 45001 (İSG)
Önceki YGG kararları	Evet	Evet	Evet
Dış/iç konu değişiklikleri	Evet	Evet	Evet
Politika uygunluğu	Kalite politikası	Çevre politikası	İSG politikası
Hedef performansı	Kalite hedefleri	Çevre hedefleri	İSG hedefleri
Uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler	Evet	Evet	Evet
İzleme/ölçme sonuçları	Süreç ve ürün KPI'ları	Çevre performans göstergeleri	İSG istatistikleri
Tetkik sonuçları	İç/dış kalite tetkikleri	Çevre tetkikleri	İSG tetkikleri
İlgili taraf gereksinimleri	Müşteriler, tedarikçiler	Düzenleme kurumları, toplum	Çalışanlar, sendikalar
Risk ve fırsatlar	Kalite riskleri	Çevre riskleri, çevre boyutları	İSG tehlike ve riskleri
Yasal uyumluluk	Ürün mevzuatı	Çevre mevzuatı	İSG mevzuatı
Katılım ve danışma	-	-	Çalışan katılımı (zorunlu)
Olay soruşturmaları	-	Çevre olayları	İş kazaları, ramak kala
Kaynak ihtiyaçları	Evet	Evet	Evet
İyileştirme fırsatları	Evet	Evet	Evet

Entegre YGG toplantısı düzenlemenin avantajları:

Zaman tasarrufu: Üç ayrı toplantı yerine tek toplantı
Bütünsel bakış açısı: Kalite, çevre ve İSG arasındaki etkileşimlerin görülmesi
Kaynak optimizasyonu: Kaynak tahsisinde önceliklendirmenin daha iyi yapılması
Tutarlı karar alma: Bir alandaki kararın diğer alanlara etkisinin anında değerlendirilmesi

Yaygın YGG Hataları ve Nasıl Kaçınılır?

Pek çok kuruluş, YGG'yi yalnızca belgelendirme denetimini geçmek için yapılan bir formalite olarak görür. Bu yaklaşım, YGG'nin potansiyel değerini tamamen yok eder.

En Sık Yapılan Hatalar

1. YGG'yi Bir "Kâğıt Üzerinde" Etkinlik Haline Getirmek Toplantı yapılmadan, yalnızca kayıtların oluşturulması en ciddi hatadır. Belgelendirme denetçileri, toplantı tutanaklarını katılımcı beyanlarla çapraz doğrular.

2. Üst Yönetimin Katılmadığını Göstermek Genel müdürün veya CEO'nun toplantıya katılmadığı ancak imzasının bulunduğu durumlar, büyük uygunsuzluk (Major NC) sebebidir.

3. Veri Yerine Genel İfadeler Kullanmak "Müşteri memnuniyeti iyidir" gibi sübjektif ifadeler yerine somut veriler (örneğin: "Müşteri memnuniyet skoru %78'den %83'e yükseldi") sunulmalıdır.

4. Önceki Kararları Takip Etmemek Her YGG, bir önceki toplantının aksiyonlarının takibi ile başlamalıdır. Takip yapılmaması, sürecin sürekliliğini kırar.

5. Her Şeyi Kalite Departmanına Yıkmak YGG, tüm departmanların ortak sorumluluğudur. Yalnızca kalite müdürü tarafından hazırlanan ve sunulan bir YGG, amacını kaybeder.

6. Çıktıların SMART Olmaması Kararlar; Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zaman sınırlı (SMART) olmalıdır. "Kaliteyi iyileştirelim" gibi belirsiz kararlar bir çıktı değildir.

7. Tüm Girdileri Gündemde Yer Vermemek ISO 9001 Madde 9.3.2'de listelenen tüm girdiler gündemde olmalıdır. Eksik girdi, minör uygunsuzluk sebebi olabilir.

8. YGG'yi Bir Suçlama Toplantısına Dönüştürmek YGG, problem çözme ve iyileştirme odaklı olmalıdır. Kişi bazlı eleştiriler yerine sistem bazlı değerlendirme yapılmalıdır.

YGG'yi Değer Yaratan Bir Sürece Dönüştürmek

YGG'nin formalitenin ötesine geçerek gerçek değer yaratması için şu yaklaşımları benimsemek gerekir:

Stratejik Bağlantıyı Güçlendirin

YGG gündemini, kuruluşun stratejik planı ile ilişkilendirin. Her kalite hedefinin, kurumsal stratejik hedefe nasıl katkı sağladığını gösterin.

İnteraktif Tartışma Ortamı Yaratın

YGG'yi tek yönlü bir sunum olmaktan çıkarın. Üst yönetimin sorular sorduğu, tartışmaların yapıldığı, farklı bakış açılarının değerlendirildiği bir platform haline getirin.

Başarı Hikâyelerini Paylaşın

Yalnızca sorunlara odaklanmayın. Başarılı iyileştirme projelerini, Kaizen uygulamalarını ve inovasyon örneklerini de sunun. Bu yaklaşım, pozitif bir kalite kültürü oluşturur.

Kararları Takip Mekanizması Kurun

Her YGG kararını takip eden bir aksiyon yönetim sistemi oluşturun. Tercihen dijital bir araçla (proje yönetim yazılımı, kalite yönetim yazılımı) kararların yaşam döngüsünü izleyin.

Görselleştirme ve Dashboard Kullanın

Ham verileri sunmak yerine, trendleri ve karşılaştırmaları gösteren görsel panolar kullanın. Yönetim, bir bakışta durumu kavrayabilmelidir.

YGG Dokümantasyonu ve Kayıt Tutma

ISO 9001:2015, YGG sonuçlarının dokümante edilmiş bilgi olarak saklanmasını gerektirir (Madde 7.5). YGG kayıtlarında bulunması gereken temel unsurlar:

Toplantı tarihi ve süresi
Katılımcı listesi (isim, unvan, imza)
Gündem maddeleri
Sunulan veriler ve raporlar (ek olarak)
Tartışma özetleri
Alınan kararlar (aksiyon, sorumlu, hedef tarih)
Bir sonraki toplantı tarihi

Kayıtlar, belgelendirme denetimlerinde objektif delil olarak sunulur. Bu nedenle:

Tutanaklar, toplantıdan sonra en geç 1 hafta içinde tamamlanmalı
Tüm katılımcılara dağılmalı ve onaylattırılmalı
Aksiyon takip tablosu canlı bir doküman olarak güncel tutulmalı
Dijital ortamda versiyon kontrollü olarak saklanmalı
Belgelendirme süresi boyunca (genellikle 3 yıl) muhafaza edilmeli

İlgili Makaleler

Sık Sorulan Sorular

YGG, "Yönetim Gözden Geçirmesi" ifadesinin kısaltmasıdır. Üst yönetimin, kalite yönetim sisteminin uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini değerlendirdiği planlı toplantı süreci anlamına gelir. ISO 9001:2015 Madde 9.3'te tanımlanan bu gereksinim, tüm sertifikalı kuruluşların yerine getirmesi gereken zorunlu bir faaliyettir.

ISO 9001 standardı belirli bir frekans dayatmaz; "planlanmış aralıklar" ifadesini kullanır. Uygulamada en yaygın tercih yılda iki kez (6 ayda bir) yapılmasıdır. Küçük kuruluşlar yılda bir, büyük ve dinamik kuruluşlar çeyreklik periyotlarla YGG düzenleyebilir. Önemli olan, sıklığı dokümante etmek ve buna uymaktır.

ISO 9001, üst yönetimin katılımını zorunlu kılar. Genel müdür veya CEO, kalite yönetim temsilcisi ve tüm departman yöneticileri temel katılımcılardır. Üst yönetimin fiziksel katılımı kritik öneme sahiptir; yalnızca imza ile katılım göstermek belgelendirme denetimlerinde büyük uygunsuzluk sebebi olabilir.

ISO 9001:2015 Madde 9.3.2'ye göre YGG girdileri şunlardır: önceki YGG kararlarının durumu, dış ve iç konulardaki değişiklikler, müşteri memnuniyeti ve geri bildirimler, kalite hedeflerinin gerçekleşme durumu, süreç performansı, uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler, izleme/ölçme sonuçları, tetkik sonuçları, tedarikçi performansı, risk ve fırsatların yeterliliği ve iyileştirme fırsatları.

ISO 9001:2015 Madde 9.3.3'e göre YGG çıktıları üç ana kategoriden oluşur: iyileştirme fırsatlarına ilişkin kararlar, KYS'de ihtiyaç duyulan değişiklikler ve kaynak ihtiyaçları. Bu çıktıların somut, ölçülebilir ve takip edilebilir eylem planlarına dönüştürülmesi gerekir.

İç tetkik, eğitimli tetkikçiler tarafından süreç bazında uygunluk doğrulaması yapılan bir denetim faaliyetidir (Madde 9.2). YGG ise üst yönetim tarafından yönetim sisteminin bütününü stratejik olarak değerlendirdiği bir karar alma sürecidir (Madde 9.3). İç tetkik sonuçları, YGG'nin önemli girdilerinden birini oluşturur.

Birden fazla standart (ISO 9001, [ISO 14001](/blog/iso-14001-cevre-yonetim-sistemi-egitimi), [ISO 45001](/blog/iso-45001-is-sagligi-guvenligi-egitimi)) uygulayan kuruluşlar, tüm standartların girdi gereksinimlerini tek bir gündemde birleştirerek entegre YGG toplantısı düzenleyebilir. Bu yaklaşım zaman tasarrufu sağlar ve sistemler arası etkileşimlerin daha iyi görülmesini mümkün kılar.

En yaygın hata, YGG'yi gerçek bir değerlendirme toplantısı yerine belgelendirme için hazırlanmış bir formalite olarak görmektir. Üst yönetimin aktif katılmadığı, somut veri yerine genel ifadelerin kullanıldığı ve kararların SMART kriterlerine uymadığı YGG'ler, hem denetim riski taşır hem de kuruluşa değer katmaz.